¿Cómo Editar un Boletín Electrónico?

Como ya hemos comentado en diversas ocasiones, un boletín es una potentísima herramienta de fidelización y, por lo tanto, de generación de negocio. Por la importancia del tema así como respondiendo a las peticiones de diversos suscriptores interesados en editar su propio boletín, voy a daros unas pautas a seguir.

Conviene indicar ante todo que el boletín que editemos será, para muchos de nuestros suscriptores, la imagen de nuestra empresa. Si está mal hecho, si es poco interesante, si no respeta su periodicidad o contiene faltas de ortografía, tendrá un efecto negativo sobre nuestro negocio en vez del efecto que pretendíamos. Por eso es muy importante tener en cuenta todos los puntos que, sin ánimo de ser exhaustivo, os voy a enumerar.

1) El Boletín deberá ser GRATUITO: Su misión es captar clientes, construir nuestra lista de clientes potenciales. Luego, si nos tomamos el trabajo de editar el boletín, intentemos que sea para el máximo posible de destinatarios. Un boletín de pago será posible solamente si podemos suministrar información de muy alto valor. Al contrario, un boletín gratuito será nuestra vía de comunicación “activa” con los clientes frente al sitio web que es una vía de comunicación “pasiva”. Sólo con ambas herramientas dispondremos de una batería completa para desarrollar el mejor marketing en la red.

2) El Boletín deberá ser PERIÓDICO: En efecto, sólo la periodicidad crea en el destinatario una sensación de presencia permanente y fiable. Recomiendo la prudencia en el momento de anunciar una frecuencia determinada. La edición de un buen boletín lleva mucho trabajo y es fácil sucumbir a la tentación de anunciar un boletín semanal para descubrir, al cabo de poco tiempo, que, con esa frecuencia, no nos queda tiempo más que para editar el boletín.

3) El TEMA deberá estar pensado para atraer a los clientes objetivo que nos hayamos fijado. Lógicamente, también deberá ser un tema que dominemos y del que sepamos dónde obtener material bueno y abundante para nutrir las sucesivas ediciones del boletín.

4) Respecto a los CONTENIDOS, deberán ser útiles para los suscriptores. Podemos insertar publicidad de nuestros productos y servicios, pero esa publicidad, directa o indirecta, no deberá superar nunca el 50% del total del boletín. El boletín no es un folleto comercial, sino un medio de comunicación interesante para sus suscriptores, quienes aceptan pagar, a cambio de la información se encuentre intercalada una cierta cantidad de publicidad. Esa publicidad deberá estar siempre relacionada con el tema de interés del boletín y, por tanto, podrá ser también de interés de los lectores.

Los contenidos podrán ser de diversos tipos aunque siempre deberán ir en la misma línea y ser de interés para el cliente tipo que nos hemos fijado. Podrán ser artículos de fondo, trucos, noticias, encuestas, anuncios, datos sobre el sector… En muchos casos, no es preciso que elaboremos todo el boletín, sino que podremos utilizar materiales editados por otras fuentes sin más que citar su procedencia. Para ello bastará solicitar la autorización de la fuente del material que nos interesa y, en la mayoría de los casos, la obtendremos directamente.

5) Respecto al FORMATO: Empieza a haber, cada día más, boletines distribuidos por correo-e pero editados en formato HTML. Esos boletines nos aparecen al leerlos como una página web en nuestro programa de correo, si nuestro programa puede leer HTML y si está configurado para leerlo. Y ahí reside uno de los problemas de los boletines en HTML. Son más atractivos gráficamente y gozan de las ventajas de los hiperenlaces, pero no todos los destinatarios son capaces de leerlos. Además, los documentos en formato HTML ocupan mucho más espacio de memoria. Es decir, tardan mucho más en transmitirse y llenan mucho más los buzones de los destinatarios. Por todo eso, mi posición actual, es la de continuar trabajando en formato de texto simple. También es una buena alternativa disponer de ambas versiones: la versión web y la de correo-e.

Existen programas editores de correo que son capaces de generar dos versiones del mensaje –del boletín, en este caso-: la versión HTML y la versión en texto simple, pero eso introduce mayor complejidad y reduce la compatibilidad con los estándares. Es decir, habrá un número de suscriptores que no recibirán correctamente el boletín. Por lo tanto, en el momento actual, yo soy partidario de utilizar una versión HTML sólo en el sitio web y ofrecer por correo-e sólo la versión en texto simple.

No olvidéis que el boletín que os planteo es ante todo una herramienta de marketing y, por lo tanto, debe ser un medio interesante por sus contenidos, mientras que su formato, como suele ocurrir en Internet, es secundario.

¿Boletín de contenidos o boletín de enlaces? Esa es otra disyuntiva en la que vais a poder juzgar por vosotros mismos. Supongo que la decisión dependerá de diversos factores y, una vez más, de los hábitos del lector. Vais a poder juzgar porque un boletín de contenidos incluye artículos y materiales con los que poder trabajar. No obstante, un boletín de enlaces contiene principalmente enlaces a otros sitios web en los que obtener mayor información sobre un tema concreto.

6) Hablemos ahora de la EDICIÓN, aspecto sencillo pero que cuenta con una serie de puntos a seguir sistemáticamente con cada edición del boletín si queremos que el resultado final sea satisfactorio. Habrá que usar un editor de textos que genere FORMATO DE TEXTO SIMPLE –yo uso el Wordpad de Windows, por ejemplo. La anchura de las líneas no debería rebasar las 70 pulsaciones –yo uso unas 65- Para ello, conviene fijar en el editor que usemos, la anchura de las líneas en la medida que decidamos. El que el formato sea de texto simple significa que NO PODEMOS USAR efectos como NEGRITAS o SUBRAYADOS. Debemos CORREGIR cuidadosamente el texto para evitar faltas de ORTOGRAFÍA.

Para evitar el efecto desagradable en la pantalla del lector de las líneas que desbordan la anchura de su pantalla, deberemos INSERTAR FINALES DE LÍNEA al final de cada línea. Es decir, una vez que el texto esté completo y corregido, a punto ya de mandarlo, iremos repasando cada línea y pulsando un “Enter” al final de cada línea para así forzar la ruptura de la línea en el punto que deseamos. Repito que contamos para ello con la ayuda del Editor de Textos que habremos configurado previamente con la anchura de línea que nos interese.

7) Prueba de ENVÍO. Por mi parte, una vez que lo tengo todo a punto, y antes de mandarlo a la lista, hago una prueba enviándome el boletín a mí mismo. Con ello compruebo cómo lo vais a recibir vosotros. Indefectiblemente detecto algún problema: márgenes, espacios, finales de línea… Sólo una vez hecha esta prueba y corregidos los defectos os mando definitivamente el boletín.

8) Política para con los SUSCRIPTORES: Deberemos incluir toda la INFORMACIÓN DE CONTACTO posible. Dirección de correo-e del editor, dirección postal, teléfono… No debemos olvidar que la difusión va a ser internacional. Por lo tanto, habrá que incluir datos como el país y el número telefónico internacional completo.

Esperamos que encontréis interesantes estos artículos, para cualquier consulta acerca de los mismos o sobre cualquier otro asunto relacionado con el emprendimiento de negocios ya sabéis donde encontrarnos:

Jorge Mata Arribas
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Un cordial saludo emprendedores.